RBRNS Photography vindt het belangrijk dat zorgvuldig met persoonsgegevens wordt omgegaan. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom wij deze gebruiken, hoe lang wij deze bewaren en welke rechten betrokkenen hebben.

Deze privacyverklaring is van toepassing op opdrachtgevers, deelnemers aan Brand & Connect, gefotografeerde personen, contactpersonen, websitebezoekers en andere personen die contact hebben met RBRNS Photography.

1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking?

RBRNS Photography is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

RBRNS Photography
Gevestigd te Weert
KvK-nummer: 76378780
E-mailadres: info@rbrns.com
Website: www.rbrns.com

Voor vragen over privacy of het gebruik van persoonsgegevens kan contact worden opgenomen via info@rbrns.com.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de aard van het contact of de opdracht kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:

•  naam en contactgegevens;

•  bedrijfsnaam, functie en bedrijfsgegevens;

•  adres- en factuurgegevens;

•  KvK-nummer en btw-nummer;

•  gegevens die via een contact- of aanmeldformulier worden ingevuld;

•  informatie over de gewenste fotografie of opdracht;

•  datum, locatie en inhoud van een fotoshoot;

•  correspondentie per e-mail, telefoon of sociale media;

•  betaalstatus, transactiegegevens en factuurgegevens;

•  foto’s, video’s en ander beeldmateriaal waarop personen herkenbaar zijn;

•  voorkeuren met betrekking tot kleding, uitstraling, fotografie en beeldselectie;

•  toestemming voor publicatie van beeldmateriaal;

•  technische gegevens over het gebruik van de website, zoals IP-adres, browsertype, apparaatgegevens en cookiegegevens;

•  overige persoonsgegevens die iemand zelf aan ons verstrekt.

Voor Brand & Connect kunnen wij daarnaast gegevens verwerken over de gekozen editie, zakelijke achtergrond, brunchvoorkeuren en eventuele dieetwensen of allergieën.

Wij vragen niet meer persoonsgegevens dan redelijkerwijs nodig is voor het betreffende doel.

3. Hoe verkrijgen wij persoonsgegevens?

Wij ontvangen persoonsgegevens meestal rechtstreeks van de persoon om wie het gaat, bijvoorbeeld wanneer iemand:

•  een formulier op de website invult;

•  een offerte of kennismaking aanvraagt;

•  zich inschrijft voor Brand & Connect;

•  een betaling verricht;

•  een fotoshoot boekt of bijwoont;

•  een online fotogalerij gebruikt;

•  per e-mail, telefoon, LinkedIn, Instagram of een ander kanaal contact opneemt;

•  toestemming geeft voor het publiceren van foto’s.

Soms ontvangen wij persoonsgegevens van een zakelijke opdrachtgever. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren wanneer een bedrijf een fotoshoot boekt voor medewerkers of andere betrokkenen.

4. Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens?

4.1 Contact en aanvragen

Wij gebruiken contactgegevens om:

•  vragen te beantwoorden;

•  een kennismaking in te plannen;

•  informatie over onze diensten te geven;

•  een offerte of voorstel op te stellen;

•  contact op te nemen over een mogelijke opdracht.

De grondslag hiervoor is het nemen van stappen voorafgaand aan een overeenkomst of ons gerechtvaardigde zakelijke belang om aanvragen zorgvuldig af te handelen.

4.2 Uitvoering van fotoshoots en opdrachten

Wij gebruiken persoonsgegevens om:

•  afspraken en fotoshoots te plannen;

•  een opdracht voor te bereiden en uit te voeren;

•  deelnemers en betrokkenen praktische informatie te sturen;

•  de fotografie af te stemmen op het gewenste doel;

•  beeldmateriaal te selecteren, bewerken en leveren;

•  een online fotogalerij beschikbaar te stellen;

•  vragen en eventuele klachten af te handelen.

De grondslag hiervoor is de uitvoering van de overeenkomst of het nemen van stappen voorafgaand aan een overeenkomst.

4.3 Brand & Connect

Bij deelname aan Brand & Connect gebruiken wij persoonsgegevens om:

•  de aanmelding en betaling te verwerken;

•  een plaats voor de gekozen editie te reserveren;

•  de deelnemer te informeren over de locatie, planning en voorbereiding;

•  rekening te houden met praktische voorkeuren;

•  de branding shoot en het netwerkmoment te organiseren;

•  foto’s te selecteren, bewerken en leveren;

•  aanvullende foto’s te laten bestellen;

•  contact op te nemen over evaluatie of nazorg.

De namen en bedrijfsnamen van deelnemers kunnen tijdens een editie bekend worden gemaakt aan de andere deelnemers. Persoonlijke contactgegevens worden niet zonder toestemming met andere deelnemers gedeeld.

4.4 Facturatie en administratie

Wij gebruiken klant-, betaal- en factuurgegevens voor:

•  het verwerken en controleren van betalingen;

•  het opstellen en versturen van facturen;

•  de financiële administratie;

•  belastingaangiften;

•  het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

De grondslag hiervoor is de uitvoering van de overeenkomst en het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

4.5 Service, beveiliging en juridische belangen

Persoonsgegevens kunnen ook worden gebruikt om:

•  onze dienstverlening en communicatie te verbeteren;

•  misbruik, fraude of veiligheidsproblemen te voorkomen;

•  onze systemen, website en bestanden te beveiligen;

•  geschillen of klachten af te handelen;

•  juridische claims vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen;

•  te voldoen aan een wettelijk verzoek van een bevoegde instantie.

De grondslag hiervoor is een wettelijke verplichting of ons gerechtvaardigde belang om de onderneming, klanten en dienstverlening te beschermen.

5. Foto’s en ander beeldmateriaal

Herkenbare foto’s en video’s zijn persoonsgegevens. Wij verwerken beeldmateriaal voor het uitvoeren van fotografieopdrachten, het selecteren en bewerken van foto’s en het leveren van de afgesproken bestanden.

Het auteursrecht op het beeldmateriaal staat los van de privacyrechten van de afgebeelde persoon. Het bezit van het auteursrecht betekent niet automatisch dat herkenbaar beeldmateriaal onbeperkt mag worden gepubliceerd.

Wanneer een opdrachtgever andere personen laat fotograferen, zoals medewerkers, is de opdrachtgever mede verantwoordelijk voor het tijdig informeren van deze personen en voor een passende grondslag voor de fotografie.

Wij gebruiken geen gezichtsherkenning en verwerken foto’s niet met als doel iemand biometrisch te identificeren.

6. Portfolio, website en sociale media

Deelname aan een fotoshoot betekent niet automatisch dat RBRNS Photography herkenbare foto’s mag publiceren voor promotionele doeleinden.

Wij kunnen afzonderlijk toestemming vragen voor het gebruik van beeldmateriaal voor bijvoorbeeld:

•  onze website en portfolio;

•  LinkedIn, Instagram en andere sociale media;

•  advertenties en promotiecampagnes;

•  brochures, presentaties of drukwerk;

•  promotie van Brand & Connect;

•  wedstrijden, vakpublicaties of fotografieplatforms.

Het weigeren van toestemming heeft geen gevolgen voor de uitvoering van de fotografieopdracht.

Een gegeven toestemming kan voor toekomstig gebruik worden ingetrokken door een e-mail te sturen naar info@rbrns.com. Intrekking heeft geen terugwerkende kracht. Publicaties die vóór de intrekking rechtmatig zijn gedaan, blijven rechtmatig.

Bij intrekking zullen wij nieuw gebruik beëindigen en het beeld waar redelijkerwijs mogelijk uit onze eigen online kanalen verwijderen. Wij kunnen niet garanderen dat reeds gedeelde berichten, verspreid drukwerk of door derden overgenomen publicaties volledig kunnen worden teruggehaald.

7. Dieetwensen en allergieën

Bij Brand & Connect kunnen deelnemers vrijwillig dieetwensen of allergieën doorgeven, zodat wij hier bij de brunch rekening mee kunnen houden.

Informatie over een allergie kan gezondheidsinformatie bevatten. Wij verwerken deze informatie daarom alleen wanneer dit noodzakelijk is voor de catering en de deelnemer deze informatie vrijwillig en uitdrukkelijk verstrekt.

Deze gegevens:

•  worden alleen gebruikt voor het organiseren van eten en drinken;

•  worden alleen gedeeld met een cateraar of locatie wanneer dat noodzakelijk is;

•  worden niet voor marketingdoeleinden gebruikt;

•  worden in beginsel binnen dertig dagen na de betreffende editie verwijderd.

Een deelnemer hoeft geen medische details te verstrekken. Het is voldoende om praktisch aan te geven welke ingrediënten of producten moeten worden vermeden.

8. Betalingen via Stripe

Voor online betalingen maken wij gebruik van Stripe. De volledige betaalgegevens worden hoofdzakelijk door Stripe verwerkt.

RBRNS Photography ontvangt de transactiegegevens die nodig zijn om:

•  de betaling te controleren;

•  de boeking te bevestigen;

•  de betaling aan de juiste deelnemer of opdracht te koppelen;

•  de financiële administratie en facturatie uit te voeren;

•  eventuele terugbetalingen te verwerken.

Stripe kan voor bepaalde verwerkingen zelfstandig verantwoordelijk zijn. Op die verwerking zijn ook de privacyvoorwaarden van Stripe van toepassing.

9. Website en Squarespace

Onze website wordt gehost en technisch aangeboden via Squarespace.

Wanneer iemand de website bezoekt of een formulier invult, kan Squarespace technische gegevens verwerken die nodig zijn om:

•  de website weer te geven;

•  de website veilig en stabiel te laten functioneren;

•  formulieren te verwerken;

•  misbruik en beveiligingsproblemen te voorkomen;

•  inzicht te krijgen in het gebruik en functioneren van de website.

Gegevens die via een formulier worden ingevuld, kunnen door Squarespace worden opgeslagen en vervolgens naar RBRNS Photography worden doorgestuurd.

10. Cookies en websiteanalyse

Onze website kan gebruikmaken van cookies en vergelijkbare technieken.

Functionele cookies

Functionele en noodzakelijke cookies zijn nodig om de website goed en veilig te laten functioneren. Voor deze cookies is niet altijd voorafgaande toestemming nodig.

Analytische cookies

Analytische cookies kunnen worden gebruikt om inzicht te krijgen in het gebruik van de website, bijvoorbeeld welke pagina’s worden bezocht en hoe bezoekers door de website navigeren.

Waar toestemming wettelijk vereist is, worden deze cookies pas geplaatst nadat de bezoeker hiervoor toestemming heeft gegeven via de cookie-instellingen.

Marketingcookies

Wanneer wij marketingcookies, advertentiepixels of vergelijkbare technieken gebruiken, worden deze in beginsel alleen geplaatst nadat daarvoor toestemming is gegeven.

Via de cookiebanner of cookie-instellingen kunnen bezoekers hun voorkeuren bekijken en wijzigen. Cookies kunnen daarnaast via de browser worden verwijderd of geblokkeerd. Het blokkeren van cookies kan invloed hebben op het functioneren van de website.

11. Communicatie en marketing

Wij gebruiken contactgegevens om met klanten en deelnemers te communiceren over:

•  een aanvraag of opdracht;

•  praktische informatie;

•  levering van foto’s;

•  betalingen en facturen;

•  serviceberichten;

•  evaluatie en nazorg.

Promotionele e-mails of nieuwsbrieven worden alleen gestuurd wanneer dit wettelijk is toegestaan, bijvoorbeeld wanneer iemand daarvoor toestemming heeft gegeven. Iedere commerciële e-mail bevat een mogelijkheid om zich af te melden.

Een afmelding voor marketing heeft geen invloed op noodzakelijke communicatie over een lopende opdracht, betaling of boeking.

12. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij verkopen persoonsgegevens niet.

Voor onze dienstverlening kunnen wij gebruikmaken van externe dienstverleners. Persoonsgegevens worden alleen gedeeld voor zover dit nodig is voor hun werkzaamheden.

Het kan onder andere gaan om:

•  Squarespace, voor websitehosting, formulieren en websitefunctionaliteit;

•  Stripe, voor betalingen en transactieverwerking;

•  Google Workspace, voor zakelijke e-mail, documenten en opslag;

•  Pixieset, voor online fotogalerijen en levering van beeldmateriaal;

•  aanbieders van cloudopslag en back-ups;

•  boekhouders, accountants en administratiesoftware;

•  locaties, cateraars of samenwerkingspartners bij een evenement;

•  IT-, beveiligings- en websiteleveranciers;

•  verzekeraars, juridische adviseurs of incassodienstverleners;

•  overheidsinstanties wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken.

Wij delen met een locatie of cateraar alleen de gegevens die noodzakelijk zijn. Contactgegevens van deelnemers worden niet zonder noodzaak doorgegeven.

Afhankelijk van hun rol kunnen dienstverleners optreden als verwerker namens RBRNS Photography of als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke.

13. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige van onze dienstverleners zijn internationaal actief. Daardoor kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt of toegankelijk zijn.

Wanneer gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, maken wij gebruik van een wettelijk toegestane overdrachtsgrond, zoals:

•  een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie;

•  deelname aan een erkend gegevensbeschermingskader;

•  door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen;

•  andere passende wettelijke waarborgen.

14. Hoelang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan redelijkerwijs nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaartermijn geldt.

Wij hanteren in beginsel de volgende termijnen:

Aanvragen zonder opdracht

Contact- en aanvraaggegevens worden maximaal twaalf maanden na het laatste inhoudelijke contact bewaard, tenzij langer bewaren nodig is vanwege een lopend gesprek, mogelijke opdracht of geschil.

Klant- en projectgegevens

Projectgegevens, afspraken, correspondentie en contractuele informatie worden in beginsel tot twee jaar na afronding van de opdracht bewaard.

Wanneer gegevens nodig zijn voor een klacht, geschil of juridische claim, kunnen deze langer worden bewaard totdat de zaak definitief is afgehandeld.

Financiële administratie

Facturen, betalingsgegevens en andere gegevens die onderdeel zijn van de financiële administratie worden gedurende de wettelijke bewaartermijn bewaard. Voor de meeste financiële administratie is dit zeven jaar.

Foto’s en projectbestanden

•  Online galerijen blijven in beginsel maximaal zes maanden na levering beschikbaar.

•  RAW-bestanden, niet-geselecteerde foto’s en werkbestanden kunnen vanaf zes maanden na levering worden verwijderd.

•  Geleverde en bewerkte foto’s kunnen maximaal twee jaar na afronding van de opdracht worden bewaard voor service, herstel, vragen of geschillen.

•  RBRNS Photography garandeert niet dat beeldmateriaal na de in de overeenkomst of algemene voorwaarden genoemde termijn nog beschikbaar is.

•  Beeldmateriaal dat met toestemming voor portfolio of promotie wordt gebruikt, kan langer worden bewaard zolang het betreffende doel bestaat of totdat de toestemming wordt ingetrokken.

Toestemmingen

Registraties waaruit blijkt dat toestemming is gegeven of ingetrokken, kunnen worden bewaard zolang dat nodig is om aan te tonen dat beeldmateriaal of contactgegevens rechtmatig zijn gebruikt.

Dieetwensen en allergieën

Deze gegevens worden in beginsel binnen dertig dagen na de betreffende editie verwijderd.

Technische en cookiegegevens

De bewaartermijn verschilt per cookie en dienst. De actuele termijnen kunnen worden bekeken via de cookie-instellingen van de website.

Na afloop van een bewaartermijn worden gegevens verwijderd of geanonimiseerd. Gegevens kunnen na verwijdering nog tijdelijk voorkomen in beveiligde back-ups totdat deze volgens de normale back-upcyclus worden overschreven.

15. Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, misbruik, wijziging en openbaarmaking.

Wij gebruiken waar passend onder andere:

•  beveiligde accounts en sterke wachtwoorden;

•  tweestapsverificatie;

•  beveiligde apparaten en software;

•  versleutelde verbindingen;

•  toegangsbeperkingen;

•  betrouwbare hosting-, betaal- en galerijleveranciers;

•  regelmatige software-updates;

•  back-ups van belangrijke bestanden;

•  zorgvuldige procedures voor het delen en verwijderen van gegevens.

Geen enkele vorm van digitale opslag of gegevensoverdracht is volledig zonder risico. Bij een mogelijk datalek onderzoeken wij wat er is gebeurd en nemen wij waar nodig maatregelen volgens de geldende wetgeving.

16. Welke privacyrechten heeft iemand?

Iedereen van wie wij persoonsgegevens verwerken, kan afhankelijk van de situatie verzoeken om:

•  inzage in de persoonsgegevens;•  correctie van onjuiste of onvolledige gegevens;

•  verwijdering van gegevens;

•  beperking van de verwerking;

•  overdracht van gegevens;

•  bezwaar tegen een verwerking;

•  intrekking van eerder gegeven toestemming.

Een verzoek kan worden gestuurd naar info@rbrns.com.

Om te voorkomen dat gegevens aan de verkeerde persoon worden verstrekt, kunnen wij om aanvullende informatie vragen om de identiteit van de aanvrager te controleren.

Wij reageren in beginsel binnen één maand. Niet ieder verzoek kan volledig worden uitgevoerd. Bepaalde gegevens moeten bijvoorbeeld vanwege wettelijke verplichtingen worden bewaard of kunnen nodig zijn voor een lopend geschil of juridische claim.

17. Klacht indienen

Vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens kunnen worden gestuurd naar info@rbrns.com. Wij proberen samen tot een passende oplossing te komen.

Daarnaast heeft een betrokkene het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

18. Gegevens van andere personen

Wanneer een opdrachtgever gegevens van medewerkers, collega’s, modellen, klanten of andere betrokkenen aan RBRNS Photography verstrekt, verklaart de opdrachtgever dat:

•  deze gegevens rechtmatig mogen worden verstrekt;

•  de betrokken personen voldoende zijn geïnformeerd;

•  waar nodig toestemming of een andere geldige grondslag aanwezig is;

•  niet meer gegevens worden verstrekt dan noodzakelijk.

De opdrachtgever deelt geen bijzondere of gevoelige persoonsgegevens wanneer deze niet noodzakelijk zijn voor de opdracht.

19. Minderjarigen

Onze website en Brand & Connect zijn niet specifiek gericht op minderjarigen.

Wanneer minderjarigen onderdeel zijn van een fotografieopdracht, moet de opdrachtgever ervoor zorgen dat de benodigde toestemming van een ouder of wettelijk vertegenwoordiger is geregeld.

RBRNS Photography kan vragen om deze toestemming schriftelijk vast te leggen.

20. Geautomatiseerde besluitvorming

RBRNS Photography neemt geen besluiten die aanzienlijke gevolgen voor personen hebben uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking of profilering.

21. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, werkwijze of wetgeving verandert.

De meest recente versie wordt op de website gepubliceerd. Bij belangrijke wijzigingen kunnen wij klanten of deelnemers hier actief over informeren.

Bovenaan de privacyverklaring staat de datum en het versienummer van de meest recente wijziging.

22. Contact

Vragen, verzoeken of klachten over privacy kunnen worden gestuurd naar:

RBRNS Photography
E-mail: info@rbrns.com
Website: www.rbrns.com

Let op: vul vóór publicatie de gemarkeerde bedrijfsgegevens in en controleer of de genoemde leveranciers en bewaartermijnen aansluiten op de actuele werkwijze van RBRNS Photography.